De flesta av mina uppdrag handlar på något sätt om att få samarbetet i grupper att fungera ännu bättre. Ofta finns det en upplevd frustration över att någon eller några i gruppen ”drar ner” engagemanget eller försvårar samarbetet. Det som ofta händer är att chefen eller VD:n lägger fokus på individen eller individerna som inte fungerar optimalt. I majoriteten av fallen visar det sig att det istället är ”systemet” omkring som skapat mönster som bidrar till problemen.
Låt mig ta ett konkret exempel. I ett av mina uppdrag arbetade jag med en ledningsgrupp där två personer ansågs vara ”icke-samarbetsvilliga”. De övriga medlemmarna menade att dessa två brydde sig mest om sitt och inte om ledningsgruppen som helhet och dess resultat. Konflikterna hade börjat synas i form av otrevlig ton och gliringar på möten och samarbetet mellan dessa två och resten av gruppen var nästintill obefintligt. VD hade till och med övervägt att omorganisera men av olika anledningar bestämde sig att avvakta och först göra en ordentlig utvecklingsinsats med ledningsgruppen.
Under de enskilda samtalen, som jag hade med alla medlemmar inför arbetet med ledningsgruppen, berättade de två utpekade medlemmarna att de ansåg att varje medlem ansvarade för sin del och såg det inte som sitt jobb att täcka upp för andra. För dessa två var det viktigt att varje medlem tog ansvar för sitt eget område. Faktum var att de upplevde kollegorna som mindre kompetenta eftersom dessa behövde stöd för att leverera resultat.
Hur kom det sig att detta var primärt ett systemproblem och inte ett individproblem?
- Målen och resultat krävde inte samarbete
Även om VD och flera i ledningsgruppen nämnde att ledningsgruppen skulle samarbeta som en helhet, var målen helt inriktade på individuella resultat per funktion. Det fanns inga gemensamma mål som krävde samarbete i ledningsgruppen. Det var till och med så att några av målen för ena funktionen gick stick i stäv med en annan funktions mål. Vem skulle vilja försämra sina möjligheter att nå målen för att främja kollegans resultat? - ”Du får vad du mäter”
Mätetalen och bonusprogrammet var kopplade till varje chefs enskilda leverans. Det fanns ingen synlig parameter som premierade samarbete mellan funktionerna och i ledningsgruppen. Det främjade en kultur där varje chef fokuserade på sina egna siffror. - Otydligt gemensamt syfte
Ledningsgruppen hade aldrig talat om eller tagit fram sitt grundläggande uppdrag. Likt många andra ledningsgrupper arbetade de med sina respektive ansvarsområden. De hade inte pratat ihop sig om varför ledningsgruppen överhuvudtaget fanns och vad de tillsammans skulle åstadkomma. Vissa medlemmar försökte optimera utifrån ett helhetsperspektiv, medan andra var övertygade om att deras roll i ledningsgruppen var att leverera de egna resultaten.
Efter att vi identifierat dessa ”systemfaktorer” påbörjade gruppen ett gemensamt arbete med att definiera sitt syfte och vilka mål de skulle nå tillsammans. De diskuterade hur funktionsspecifika mål skulle passa in i övergripande mål och vilka konkreta mätetal som gällde för bolaget. Dessutom skapade de regelbundna forum för att ta upp frågor som krävde gemensamma beslut eller samarbete mellan funktionerna.
När ledningsgruppen väl var överens om vad de tillsammans behövde leverera och hur det skulle följas upp, försvann de tidigare konflikterna lite av sig självt. Nu hade de samma bild av vad som krävdes av dem som medlemmar i ledningsgruppen. De två utpekade medlemmarna var fortfarande kvar i ledningsgruppen när jag följde senast upp med VD som också uttryckte att ledningsgruppen kändes harmonisk.
Så nästa gång du står inför ett samarbetsproblem; pröva att först analysera systemet ni verkar i och avvakta med att lägga orsaken hos individerna. I många fall är det struktur, mål eller belöningssystem som skapar beteenden som uppfattas som problematiska men som i grunden bara är logiska utifrån hur organisationen är designad. När man rättar till systemet kommer också förändringar i beteende. Nästan av sig självt.
Vill du ha hjälp att analysera din organisations system? Hör gärna av dig!